Guia de Uso KeepNow Condo

1. Introdução

KeepNow Condo é uma plataforma de gerenciamento condominial desenvolvida para que síndicos possam monitorar e administrar seu condomínio com eficiência, utilizando ferramentas essenciais para o dia a dia e contribuindo para uma melhor qualidade de vida dos moradores.

O acesso à plataforma é disponibilizado por meio de assinatura mensal. Os valores podem ser consultados em nossa página de planos. A assinatura pode ser cancelada a qualquer momento, sem custos adicionais.

Para clientes da KeepNow Manutenção, o aplicativo já está incluso no plano de Síndico Orgânico, sem cobranças extras.

2. O que podemos fazer

Nossa plataforma oferece recursos que facilitam o dia a dia da gestão condominial, incluindo:

• Armazenamento de documentações
• Gestão de atividades
• Abertura de chamados
• Acompanhamento de chamados
• Gerenciamento de fornecedores e serviços prestados
• Relatórios de manutenção
• E muito mais.

Nesta documentação, você encontrará informações detalhadas sobre o funcionamento de cada página.

3. Acessar o KeepNow Condo

Para acessar nossa plataforma, lembre-se de que, ao navegar, você concorda com nossa Política de Privacidade e Termos de Uso.

Existem diversas formas de acesso, compatíveis com diferentes dispositivos e plataformas:

💻 Desktop (via website):

Acesse keepnow.com.br e, no canto superior direito, clique no menu suspenso (☰). Em seguida, selecione Tecnologia para ser direcionado à página da plataforma e, então, clique no botão Acessar o KeepNow Condo.

📱 Android:

Na Google Play Store, pesquise por “KeepNow Condo” e instale o aplicativo.

Alternativamente, você pode baixar o arquivo de instalação (APK) clicando aqui.

📱 iOS:

Na Apple App Store, pesquise por “KeepNow Condo” e instale o aplicativo.

Cadastro de usuário

No momento do cadastro, coletaremos as seguintes informações:

• CPF ou CNPJ
• E-mail

Esses dados são essenciais para garantir a individualidade e a segurança da sua conta. Para mais detalhes, consulte nossa Política de Privacidade.

Após concluir o cadastro, o usuário será redirecionado para a página do Stripe para registrar os métodos de pagamento recorrentes referentes ao uso do serviço.

4. Planos

Página exemplo: Todas as informações como planos, benefícios e valores poderão ser mudadas.

Para garantir a continuidade e a qualidade dos nossos serviços, o KeepNow Condo funciona por meio de assinatura mensal recorrente.

Oferecemos diferentes planos para atender às necessidades do seu condomínio, com soluções personalizadas que unem eficiência, economia e praticidade na gestão condominial.

Plano Síndico Orgânico + KeepNow Manutenção

Exclusivo para clientes que já utilizam o serviço de manutenção. O acesso ao aplicativo é gratuito nesse plano.

• 1 criação de condomínio
• 1 acesso de supervisor
• Até 3 solicitações de chamados por dia
• Até 50 criações de pastas por condomínio (com ou sem vencimento)
• Suporte prioritário

Plano Síndico Orgânico

Indicado para quem administra apenas um condomínio.

• 1 criação de condomínio
• 1 acesso de supervisor
• Até 3 solicitações de chamados por dia
• Até 50 criações de pastas por condomínio (com ou sem vencimento)

Plano Síndico PRO

Ideal para síndicos que administram vários condomínios.

• 1 a 10 condomínios
• 2 acessos de supervisor por condomínio
• Até 10 solicitações de chamados por dia
• Até 150 criações de pastas por condomínio (com ou sem vencimento)

Plano Síndico PRO+

Voltado para quem precisa de gestão ilimitada e não quer se preocupar com limites de uso.

• 1 a 30 condomínios
• 5 acessos de supervisor por condomínio
• Chamados ilimitados por dia
• Criação ilimitada de pastas por condomínio (com ou sem vencimento)
• Suporte prioritário

Adicionais Disponíveis

Personalize seu plano de acordo com as necessidades do seu condomínio:

• +1 Condomínio — R$ (valor a definir), em qualquer plano
• +1 Acesso de supervisor — R$ (valor a definir), em qualquer plano

Após escolher e assinar o plano mais adequado, você terá acesso completo à plataforma.

5. Cadastro do Condomínio

Após criar a conta e efetuar o pagamento, o usuário deverá cadastrar seu primeiro condomínio na plataforma para começar a administrá-lo.

O processo de criação é simples e intuitivo. É necessário preencher todos os campos obrigatórios para avançar na plataforma:

Dados do condomínio

• Nome do condomínio
• CNPJ

Endereço do condomínio

• CEP
• Endereço
• Bairro
• Cidade

Contato

• Telefone do condomínio
• Telefone do síndico

Informações adicionais (opcional)

• Número de unidades
• Quantidade de moradores
• Blocos

Administradora (opcional)

• Nome da administradora
• Telefone da administradora

Localização

• Localidade (principal)
• Sublocalidade (dentro da principal)
• Equipamentos

Essas informações podem ser visualizadas e editadas posteriormente a qualquer momento.

Após concluir o cadastro, o usuário será direcionado para a página de seleção condominial, onde poderá adicionar novos condomínios, dependendo do plano escolhido.

6. Tela Inicial do Condomínio (Dashboard)

A dashboard (tela inicial) do condomínio é simples, intuitiva e fácil de navegar, proporcionando uma visualização rápida de todas as informações importantes.

Ao clicar no botão com o nome do seu condomínio, será exibido um modal com todas as informações cadastradas, permitindo visualização e registro. Nesse mesmo modal, o usuário pode gerenciar o controle de acesso do supervisor.

Alertas e notificações

O sistema notifica pendências ou tarefas concluídas por meio de alertas visuais:

• 🔵 Sem pendências, tudo no prazo
• 🟠 Próximo do vencimento
• 🔴 Vencido/expirado

Todas as notificações também podem ser acessadas pelo menu da tela do condomínio, clicando no atalho ☰ e, em seguida, em Opções.

Áreas de funções principais

Essas ferramentas são essenciais para o gerenciamento diário do condomínio:

• Documentos
• Check-up
• Abertura de chamados
• Gerenciamento de fornecedores
• Acompanhamento de chamados

Cada uma dessas páginas fornece o suporte necessário para manter o condomínio organizado e eficiente.

7. Documentos

A página de Documentos é destinada ao armazenamento de documentos importantes do seu condomínio, sejam aqueles que possuem vencimento ou que não necessitam de renovação periódica. É possível atualizar documentos existentes, receber notificações de vencimento e gerar relatórios completos de alterações.

Armazenar com vencimento

1. Crie uma pasta e dê um nome representativo ao documento.
2. Anexe o arquivo ou tire uma foto do documento.
3. Preencha os campos de data de expedição e data de vencimento.

Essas informações serão armazenadas no banco de dados da plataforma. Quando a data de vencimento se aproximar, o sistema enviará uma notificação através do alerta visual.

As pastas criadas permitem:

• Visualizar as últimas alterações
• Editar informações
• Remover documentos, se necessário

Armazenar sem vencimento

Na opção “Sem vencimento”, os documentos não possuem data de renovação obrigatória. Basta informar a data de expedição e o documento ficará registrado sem gerar alertas visuais.

Caso exista uma nova versão ou substituição do documento, é possível renovar ou atualizar o registro posteriormente.

8. Check-up

A página Check-up é destinada à criação e gerenciamento de atividades periódicas no condomínio. Essas atividades emitem notificações para alertar o usuário sobre prazos de execução, permitindo agir de forma preventiva e manter todas as obrigações em dia.

Nosso sistema já conta com atividades pré-definidas, mas o usuário pode adicionar novas tarefas a qualquer momento, utilizando o atalho “Criar nova atividade”, localizado acima da lista de atividades.

Criação de atividades

Para cadastrar uma nova atividade, o usuário deverá preencher todos os campos obrigatórios solicitados no formulário.

Após criada, a atividade será monitorada pelo sistema, que notificará o usuário quando o prazo estiver próximo do vencimento.

Antes ou depois do prazo, é possível realizar uma Abertura de Chamado, o que também permitirá atualizar a periodicidade da atividade.

9. Abertura de Chamado

A página Abertura de Chamado é destinada à solicitação de reparos e serviços no condomínio, seja por emergências, vencimentos de atividades ou agendamento de visitas periódicas. Seu principal objetivo é facilitar e agilizar a comunicação com fornecedores e parceiros para a resolução de problemas.

Abrir chamado

O processo é simples e totalmente automatizado pela plataforma:

1. Preencha os campos solicitados.
2. Escreva um breve resumo da situação (ex.: defeito no elevador).
3. Defina o nível de emergência da manutenção:
   • Baixa — prazo de retorno entre 1 e 10 dias
   • Média — prazo de retorno entre 1 e 5 dias
   • Alta — prazo de retorno de até 48 horas
   • Urgência — prazo de retorno de até 24 horas

Esse campo é fundamental para registrar a prioridade do reparo e encaminhar a solicitação de forma adequada aos parceiros KeepNow ou fornecedores contratados do condomínio.

Após o preenchimento, o usuário poderá escolher o fornecedor. Nosso robô fará o contato automaticamente, enviando uma mensagem pré-pronta pelo WhatsApp, sem necessidade de sair da plataforma.

Importante: ao utilizar este recurso, o usuário autoriza o envio das informações aos parceiros KeepNow, permitindo que eles entrem em contato e apresentem orçamentos de forma ágil.

Após a abertura, o chamado será registrado e poderá ser acompanhado na página de Acompanhamento de Chamados.

Visualização de atividades vencidas

As atividades que já passaram do prazo ficam listadas nesta seção, permitindo que o usuário visualize e programe sua renovação o quanto antes.

Programar visita

Permite agendar visitas de fornecedores ou prestadores de serviço para o condomínio. É possível definir:

• Fornecedor responsável (contratado ou parceiro)
• Data e hora da visita
• Observações adicionais
• Periodicidade da visita

O sistema notificará o usuário quando a data da visita estiver próxima, garantindo melhor organização.

10. Gerenciamento de Fornecedores

A página Gerenciamento de Fornecedores é destinada ao cadastro e organização dos prestadores de serviço do seu condomínio, permitindo que nosso robô envie mensagens automáticas via WhatsApp para eles diretamente pela página de Abertura de Chamado.

Fornecedores

Para adicionar um fornecedor, é necessário informar:

• Nome da empresa
• CNPJ (opcional)
• Número de contato (WhatsApp)
• Tipo de serviço fornecido
• Contrato vigente (sim/não)

Importante: antes de cadastrar um fornecedor, o usuário deve entrar em contato diretamente com a empresa para evitar conflitos. A KeepNow não se responsabiliza pela falta de comunicação, conforme descrito em nossos Termos de Uso.

Sistemas

Nossa plataforma conta com uma ampla variedade de categorias para classificação dos serviços oferecidos:

• Climatização
• Elevador
• Esquadrias (Portas, Janelas)
• Gerador
• Geral / Outros
• Impermeabilizações
• Instalações de Gás
• Paisagismo e Lazer
• Revestimentos (Pisos, Fachadas, Pintura)
• Segurança Eletrônica (CFTV, Alarmes)
• Sistema de Instalações Elétricas
• Sistema de Proteção e Combate a Incêndio
• Sistema Hidrossanitário
• Sistemas Civis (Estrutura, Contenção)
• Telecomunicações e Cabeamento

Hub de Parceiros

Busque parceiros e anunciantes da KeepNow. Um cardápio de fornecedores à sua disposição para entrar em contato via WhatsApp, e-mail ou telefone. Para saber mais sobre fornecedores, clique aqui.

11. Acompanhamento de Chamado

A página de Acompanhamento de Chamados é destinada ao registro e gerenciamento de obras ou serviços realizados no condomínio, solicitados por meio da Abertura de Chamado ou de atividades do Check-up.

O processo é dividido em etapas, permitindo ao usuário acompanhar cada fase até a finalização e arquivamento, momento em que é gerado um Relatório.

Etapas do acompanhamento

1. Pendentes

Após a abertura de um chamado, um modal exibirá todas as informações. Nesta etapa, o usuário poderá selecionar os fornecedores, anexar propostas ou orçamentos recebidos e prosseguir.

2. Em andamento

Refere-se a obras ou serviços em execução. O usuário pode classificar o status em duas etapas:

• Em visita: quando uma visita/vistoria é agendada.
• Em reparo: quando o reparo já está sendo realizado.

O usuário pode descrever o progresso do serviço. Após a conclusão, deve-se indicar ao sistema que o problema foi resolvido.

3. Concluídos

Inclui as atividades finalizadas, com possibilidade de anexar fotos do pós-obra, descrição detalhada e nota fiscal do serviço.

3.1. Não Concluídos

Reúne todo o histórico de chamados não realizados juntamente com a justificativa do não término.

12. Relatórios

A página de Relatórios centraliza o registro de informações essenciais do condomínio, reunindo dados provenientes de diferentes páginas, como documentação, check-up e chamados realizados.

Por meio dessa funcionalidade, é possível gerar e visualizar, em um único relatório, todo o histórico de atividades e serviços executados no condomínio, garantindo um acompanhamento completo e organizado.

Os relatórios podem ser baixados diretamente na aba "Relatórios", localizada na tela inicial do condomínio, permitindo fácil acesso às informações para consulta, impressão ou arquivamento.

Além disso, os documentos são apresentados em um formato padronizado, o que facilita a leitura, comparação e manutenção de um histórico consistente ao longo do tempo.

13. Configurações

A página de Configurações é um recurso essencial para o gerenciamento da conta do usuário e da administração do aplicativo. Nela, é possível acessar atalhos e ferramentas que facilitam o controle e a personalização da experiência de uso, incluindo:

• Dados Pessoais: Atualize informações como nome, e-mail e telefone.
• Editar Informações do Condomínio: Ajuste dados como endereço, nome do condomínio e contatos.
• Mudar Plano: Alterne entre diferentes modalidades de assinatura.
• Ajuda e Suporte: Acesse a central de atendimento para esclarecer dúvidas.
• Meus Condomínios: Visualize e gerencie todos os condomínios vinculados à sua conta.
• Sair: Encerre sua sessão com segurança.

Com essas opções, a área de configurações centraliza o controle das principais informações, oferecendo mais autonomia e praticidade.

14. Conta e Acesso

A conta e acesso de usuário seguem o padrão adotado pelas principais plataformas do mercado. Por meio de um e-mail e senha cadastrados, o usuário pode realizar login e acessar todas as funcionalidades disponíveis.

Acesso de Supervisores

Para o acesso de supervisores, o processo é simplificado. Basta utilizar o código de acesso disponível na seção "Informações do Condomínio", localizada na tela inicial.

Com esse código, o supervisor tem acesso parcial à plataforma, podendo executar atividades como:

• Consultar e registrar informações na página de Check-up
• Realizar Abertura de Chamados para demandas de manutenção ou serviços

Essa estrutura de acesso garante segurança, organização e controle, permitindo que cada perfil utilize apenas as ferramentas necessárias.

15. Faturamento

(A definir)

16. Contatos

Para quaisquer outras dúvidas referente aos serviços da KeepNow Tecnologia, entre em contato através de:

• Instagram: @Keepnow_tec
• Telefone/WhatsApp: (81) 97909-0135

17. Fornecedores e Parceiros

A Keepnow conta com uma rede de parceiros qualificados para oferecer o melhor atendimento e garantir a segurança e eficiência na gestão do seu condomínio.

Esses parceiros são selecionados com base em critérios rigorosos de qualidade, confiabilidade e experiência.

Nossos parceiros incluem:

• Empresas de manutenção predial e preventiva
• Serviços de limpeza e conservação
• Segurança patrimonial e monitoramento
• Fornecedores de equipamentos e materiais
• Prestadores de serviços emergenciais

Se você deseja tornar-se um parceiro contratado da Keepnow, entre em contato com nosso time pelo número:

📞 (81) 97909-0134

Juntos, podemos oferecer uma gestão condominial mais prática, segura e eficiente.

18. Robô KeepNow

O Robô da Keepnow é um mensageiro ativo via WhatsApp, integrado à nossa plataforma Keepnow Condo. Sua função principal é facilitar a comunicação com fornecedores cadastrados e parceiros da Keepnow, permitindo o envio de mensagens sem que o usuário precise sair da plataforma.

⚠️ Importante: O Robô trabalha exclusivamente com mensagens ativas. O usuário precisa primeiro estabelecer a conexão com o fornecedor e garantir que exista permissão para uso do contato.

Na Keepnow, a segurança e o respeito são prioridades. Assim, é expressamente proibido utilizar o Robô para:

• Enviar mensagens ofensivas, abusivas ou discriminatórias
• Compartilhar conteúdo impróprio, ilegal ou que viole direitos autorais
• Praticar assédio, ameaças ou qualquer ato que cause constrangimento
• Enviar spam, correntes ou comunicações não autorizadas
• Utilizar o serviço para fins fraudulentos ou enganosos

Qualquer violação dessas diretrizes poderá resultar na suspensão imediata da conta, sem aviso prévio.

Nosso compromisso é garantir um ambiente de comunicação profissional, seguro e eficiente para todos os usuários.